Jak zorganizować wyjazdową konferencję?

Zorganizowanie mniejszej czy większej konferencji to zawsze spore wyzwanie. Trzeba zadbać o logistykę takiego eventu, co jest ważne zwłaszcza wtedy, gdy wiąże się on z dalszym wyjazdem. Gościom oraz uczestnikom należy zapewnić komfortowe warunki i sprawić, aby dobrze wspominali to wydarzenie. Co zrobić, by konferencja wyjazdowa była dopięta na ostatni guzik? Na co zwrócić uwagę podczas jej organizacji? Podpowiadamy.

Wybór właściwego miejsca

To, czy konferencję będzie można zaliczyć do udanych, w dużej mierze zależy od tego, gdzie się ona odbędzie. Dlatego należy starannie przyjrzeć się obiektom przeznaczonym do organizowania tego typu wydarzeń.

Przeczytaj również: Hotel jako miejsce organizacji konferencji

Trzeba przede wszystkim wziąć pod uwagę, ile osób będzie brało udział w konferencji. Sala wybrana do jej przeprowadzenia musi być przystosowana do ugoszczenia określonej liczby uczestników. W innym razie prelegenci, szkoleniowcy oraz goście mogą czuć się bardzo niekomfortowo.

Przeczytaj również: Cechy dobrej sali konferencyjnej

Bardzo ważne są także warunki i wyposażenie w takiej sali. Wygodne krzesła oraz przestronne stoły to oczywiście podstawa, ale nie można zapomnieć o dodatkowych elementach i akcesoriach. W sali musi być stały dostęp do Internetu. Nie powinno tam też zabraknąć flipchartów i projektorów lub organizatorzy muszą mieć możliwości ich podłączenia. Nad zapleczem technicznym takiej sali powinna czuwać wykwalifikowana obsługa.

Przeczytaj również: W jaki sposób promować wynajem sal konferencyjnych?

„ Prelekcje na konferencjach mogą trwać wiele godzin. Dlatego też sala, w której odbywa się spotkanie, powinna być jasna, odpowiednio wentylowana oraz wygodna. Dzięki temu jej uczestnicy mogą w skupieniu przyswajać nowe informacje i przedstawiać swoje prezentacje. Natomiast obsługa, stając na wysokości zadania, powinna być cały czas do dyspozycji gości” – mówi ekspert z Zajazdu Hetman.

Udogodnienia dla uczestników

Na konferencję branżową lub biznesową przyjeżdżają pracownicy firm, ale także ważni kontrahenci i klienci. W związku z tym trzeba zadbać, aby mogli ja najmilej zapamiętać ten czas.

Wszyscy uczestnicy eventu po godzinach spędzonych na sali zasługują na zasłużony relaks. W obiekcie, który został wybrany na organizację konferencji, powinny znajdować się wygodne, dobrze wyposażone pokoje o wysokim standardzie.

Nie bez znaczenia pozostaje także kwestia wyżywienia. Podczas prelekcji lub w przerwach między przemówieniami powinny być podawane przekąski. Oprócz tego uczestnicy muszą mieć zapewnione ciepłe posiłki serwowane przez restaurację. Doskonałym pomysłem jest, aby konferencja kończyła się eleganckim bankietem. Dlatego warto wybrać obiekt, który świadczy kompleksowe usługi z zakresu organizacji oraz obsługi eventów branżowych