Działanie i zalety wirtualnej recepcji

Postępujący stale rozwój technologiczny prowadzi do powstawania coraz to nowszych rozwiązań umożliwiających pełną obsługę klientów i gości danego obiektu bez konieczności angażowania do tego ludzi. Jednym z nich jest wirtualna recepcja. W jaki sposób działa ten system? Jakie są jego największe zalety? Na te pytania odpowiadamy w dalszej części artykułu. Zachęcamy do lektury.

Komu polecane jest wprowadzenie systemu wirtualnej recepcji?

System wirtualnej recepcji dedykowany jest niemal wszystkim podmiotom działającym w sektorze obiektów biurowych i branży usługowej, które do tej pory korzystały z tradycyjnej recepcji. To doskonałe rozwiązanie w biurach, hotelach, sieciach apartamentów czy innej formie wynajmu krótkoterminowego. Wprowadzenie wirtualnej recepcji polecane jest również lekarzom prowadzącym prywatne gabinety, właścicielom salonów kosmetycznych i fryzjerskich, gabinetom urody i Spa&Wellness, a także urzędom, biurom, bankom oraz centrom konferencyjnym. Ten w pełni automatyczny system zapewnia sprawną obsługę gości w każdej firmie, w której konieczne jest umawianie spotkań z klientami.

Zasada działania wirtualnej recepcji

Wirtualna recepcja to nic innego jak zautomatyzowana usługa pozwalająca na obsługę gości bez udziału człowieka. Zasada działania systemu wirtualnej recepcji jest bardzo prosta. Klient danego obiektu składa rezerwację na usługę za pośrednictwem strony internetowej lub aplikacji mobilnej, wybiera datę i godzinę jej wykonania, uzupełnia niezbędne dane osobowe (w tym numer telefonu i/lub adres e-mail), wybiera dogodną formę płatności oraz potwierdza prawdziwość przedstawionych przez siebie informacji. Jeśli wszystko zostanie wykonane prawidłowo, obiekt w wiadomości zwrotnej wysyła do klienta potwierdzenie przyjęcia rezerwacji. W przypadku wynajmu wysyłane są również dane dotyczące sposobu zameldowania (kod PIN do skrytki z kluczami, klucz mobilny). W takiej sytuacji wystarczy już jedynie stawić się w wyznaczonym miejscu i terminie określonym podczas zamawiania usługi.

Największe zalety wirtualnej recepcji

Wirtualna recepcja to system charakteryzujący się wieloma niewątpliwymi zaletami. Jedną z największych z nich jest możliwość zautomatyzowanej obsługi gości, dzięki czemu wyeliminowana zostaje konieczność posiadania tradycyjnej recepcji. Prowadzi to do optymalizacji kosztów serwisu recepcyjnego, a co za tym idzie, do oszczędności finansowych związanych z redukcją stanowisk w firmie.

Jak tłumaczy nasz rozmówca, pracownik firmy ochrony osób i mienia Securitas: 

Wprowadzenie wirtualnej recepcji znacznie usprawnia proces planowania spotkań, co jest korzystne zarówno dla zarządcy obiektu, jak i jego klientów. Usługa wirtualnej recepcji wspomaga proces awizacji gości, działa bez ingerencji człowieka, co eliminuje potencjalne błędy spowodowane przez czynnik ludzki (np. rezerwacja miejsca parkingowego dla różnych klientów w tym samym czasie). Dzięki możliwości stałego podglądu liczby gości znajdujących się w obiekcie w czasie rzeczywistym, administrator obiektu może sprawnie zarządzać procesem ewakuacji w sytuacjach kryzysowych. Usługa smartIN to gwarancja bezpieczeństwa i ochrony osób znajdujących się w budynku.

Wirtualna recepcja przynosi niewątpliwe korzyści również klientom danej firmy. Dzięki temu, że jest to system bezobsługowego umawiania spotkań/rezerwacji pobytu, umożliwia stały podgląd aktywnych rezerwacji. Informuje także o aktualnych spotkaniach oraz wysyła powiadomienia o tych, które odbędą się w bliskim terminie. W zależności od zastosowanych funkcji wirtualna recepcja może umożliwiać regulowanie bieżących należności z poziomu aplikacji oraz przechowywać listę rachunków i faktur za usługi, co jest szczególnie pomocne w przypadku wyjazdów służbowych czy obsługi klientów biznesowych.